Vabatahtlike kaasamismudeli protsessikirjeldus

Projekti „Vabatahtlike kaasamise koostöömudeli rakendamine hoolekandesüsteemis” olulised tööprotsessid

Käesolev protsessi kirjeldus aitab projekti „Vabatahtlike kaasamise koostöömudeli rakendamine hoolekandesüsteemis” osapooltel mõista, milliseid on teenuse  olulisemad tööprotsessid. Samuti määratleb käesolev protsessijuhis, kus ja kuidas tuleb säilitada projektiga seotud dokumente ja andmeid ning millised on dokumentide ja andmete säilitamise tähtajad. Isikuandmete töötlemise põhimõtted ja eesmärgid on kirjeldatud Eesti Külaliikumine Kodukant vabatahtliku valdkonna andmekaitsetingimustes.

IT-rakendus

• Vabatahtlike ja abivajajate andmete kogumiseks ning klienditoimikute pidamiseks kasutatakse selleks loodud IT-rakendust ning sellel põhinevat veebipõhist andmebaasi.
• IT-rakenduse olevate abivajajate isikuandmete vastutav töötleja on Sotsiaalministeerium, MTÜ Eesti Külaliikumine Kodukant (edaspidi nimetatud kui Kodukant) on volitatud töötleja.
• Andmebaasis olevate vabatahtlike isikuandmete vastutav töötleja on Kodukant.
• Andmebaasi mootoriks on WordPress ning andmed asuvad Kodukandi serveris.
• Pärast hankelepingu lõppu annab Kodukant lepingu täitmise käigus töödeldud abivajajate isikuandmed Sotsiaalministeeriumile üle. Kodukant säilitab pärast hankelepingu lõppemist vaid projekti meeskonna, koordinaatorite ja vabatahtlike lepingulisi isikuandmed vastavalt raamatupidamisseaduses sätestatud tähtajale seitse aastat pärast lepingute lõppemist.
• Andmebaasi administraator saab luua e-süsteemi kasutajakontosid, vaadata ja muuta küsimustikke, kõikide maakondade klienditoimikuid, vaadata ja alla laadida analüüsimooduleid kõikide maakondade kohta.
• Vabatahtlike koordinaatorid saavad vaadata oma maakonna ja vajadusel lisada oma maakonna abivajajate ja vabatahtlike andmed, vaadata ja täiendada oma maakonna klienditoimikuid, siduda abivajaja sobiliku vabatahtlikuga ning vaadata ning alla laadida analüüsimoodulit oma maakonna osas.
• Vabatahtlik saab õiguse vaadata selle abivajaja andmeid, keda ta abistab ning sisestada infot kliendipäevikusse. Samuti saab vabatahtlik sisestada e-süsteemi sõidupäevikuid.
• Teenusesse  kaasatud eksperdid saavad vaadata ja alla laadida abivajajate, vabatahtlike andmebaase ning klienditoimikute väljavõtteid (sh kuue kuu küsitlusi).
• Koordinaatorile ja ekspertidele annab juurdepääsu e-süsteemi administraator. Iga koordinaator saab oma hallatava piirkonna osas määrata vabatahtliku õigust näha ja muuta selle abivajaja/nende abivajajate andmeid klienditoimikuid ning kuue kuu küsitlusi, keda vabatahtlik aitab.

Abivajajate kaardistamine

• Abivajajate kaardistamist koordineerib piirkondlik vabatahtlike koordinaator koostöös kohaliku omavalitsuse, selle allasutuste ning võimalusel kohaliku  kogukonnaga (edaspidi sotsiaalpartnerid).
• Sotsiaalpartnerid edastavad info abivajajate kohta piirkondlikule koordinaatorile.
• Andmete kogumiseks kasutatakse ankeete. Andmeid võib koguda esmalt üldiselt ja ning alles sobiva vabatahtliku järel isikustatult. Kui sotsiaalpartner kogub abivajaja andmeid isikustatult, palub ta abivajajal täita isikuandmete töötlemise nõusoleku vormi.
• Piirkondlik koordinaator võib esmast infot abivajajate kohta koguda paberkujul või meili teel. Paberkujul kogutud andmed laadib koordinaator üles elektroonsesse projektikausta.
• Piirkondlik koordinaator kogub abivajaja kohta isikustatud andmed ning sisestab need andmebaasi nende abivajajate kohta, kellele vabatahtliku leidmine on tõenäoline. Vajadusel küsib koordinaator abivajaja kohta täiendavaid andmeid. Samuti sisestab piirkondlik koordinaator andmebaasi abivajaja ootused vabatahtlikule: võimalikud ülesanded, abivajaduse maht. Abivajajate kaardistusandmed, mida projekti lõppedes ei kasutatud, hävitatakse.

Vabatahtlike värbamine ja koolitamine

• Vabatahtlikke värvatakse kohaliku kogukonna ning meediakampaania käigus. Vabatahtlike kaasamist toetavad ühtselt koostatud värbamissõnumid.
• Vabatahtliku kandidaat edastab vabatahtliku sooviavalduse (koos soovitaja andmetega ja küsimuste/vastustega) piirkondlikule koordinaatorile. Sooviavaldused võivad laekuda nii paberkujul, meili teel või Google Drive’s asuva vormi kaudu.
• Piirkondlik koordinaator viib vabatahtliku kandidaadiga läbi poolstruktureeritud küsitluse. Koordinaator võib teha vestluse jooksul märkmeid.
• Piirkondlik koordinaator sisestab andmebaasi nende vabatahtlike andmed (sh isikukood või sünnidaatum, ootused, andmed töötamise kohta jms), kes osutuvad valituks. Vabatahtlike käest küsib koordinaator karistusregistri väljavõtet või võtab vabatahtliku loal Karistusregistrist väljavõtte koordinaator ise. Aktiivsesse tegevusse asuvate vabatahtlike sooviavaldus ja karistusregistri väljavõte laaditakse andmebaasi.  Paberkujul laekunud avalduste originaalid hoiustab koordinaator projektikaustas.
• Kui vabatahtlikuks soovija ei osutu valituks, hävitab vabatahtlike koordinaator tema sooviavaldus ja intervjuu käigus tehtud märkmed.
• Sobilike kandidaatidega sõlmib vabatahtlike koordinaator lepingu, mis laaditakse andmebaasi ja säilitatakse Kodukandi serveris. Kui lepingud allkirjastatakse käsitsi, laadib koordinaator lepingu andmebaasi ning säilitab originaali projektikaustas.  Originaallepingud peavad jõudma projekti assistendini iga kuu 3ndaks kuupäevaks.
• Iga alustav vabatahtlik läbib koolituse, mille materjalid, päevakavad ja allkirjalehed säilitatakse projektikaustas Kodukandi serveris või arhiivis.
• Vabatahtlike arengupäevade materjalid, päevakavad ja allkirjalehed säilitatakse projektikaustas Kodukandi serveris või arhiivis.
• Vabatahtlikud saavad esitada transpordikulude hüvitamiseks sõidupäevikut nende päevade kohta, kui vabatahtlik abivajajaga kokku puutus ning andmebaasis on klienditoimikus selle päeva kohta olemas vastav sisukanne. Vabatahtliku transpordikulu hüvitab esitatud sõidupäeviku alusel kohalik omavalitsus.

Abivajaja ja vabatahtliku sidumine ning  IT-rakenduse kasutamine

• Vabatahtlike koordinaator seadistab IT-rakenduses vabatahtliku kasutajaõigused nii, et vabatahtlik näeb ja saab lisada infot ainult enda aidatavate kohta. Kui suhe vabatahtlikuga lõpeb, võtab vabatahtlike koordinaator vabatahtlikult õiguse näha vastavaid andmeid. Kui abivajajaga asub tegelema uus vabatahtlik, näeb ta ka ajalugu abivajajaga tehtud tegevustest.
• Esimesel kohtumisel sõlmivad vabatahtlik ja abivajaja ning sotsiaalpartner hea tahte kokkuleppe. Allkirjastatud kokkulepe laaditakse andmebaasi ning paberkujul kokkuleppe säilitab koordinaator projektikaustas. Samuti annab abivajaja esimesel kohtumisel nõusoleku oma isikuandmete töötlemiseks. Allkirjastatud nõusoleku edastab vabatahtlik hiljemalt järgneva kuu 3ndaks kuupäevaks koordinaatorile, kes laadib selle andmebaasi.
• Kvartaalse aruandega esitab Kodukant Sotsiaalministeeriumile möödunud kvartali lõikes iga alustanud abivajaja kohta abivajaja nõusoleku andmete töötlemiseks.
• Vabatahtlik täidab iga kohtumisel järel andmebaasis klienditoimiku, mh lisab sinna kohtumise kuupäeva, tehtud tegevuste lühikirjelduse ja tegevuse ajalise kestvuse.
• Abivajajal on õigus küsida enda kohta käiva klienditoimiku väljavõtet, pöördudes selleks piirkondliku koordinaatori poole.
• Kui abivajaja soovib oma andmete kustutamist, siis muudetakse abivajaja andmed anonüümseks.
• Kui abivajaja on olnud teenusel kuus kuud, viib vabatahtlik (või piirkondlik koordinaator) läbi kuue kuu analüüsi, st küsitleb abivajajat, et hinnata teenuse kvaliteeti.  Kuue kuu küsitluse tulemused sisestatakse andmebaasi. Kui tagasisideküsitlus on kogutud paberil, tuleb paberkujul olev küsitlus hävitada kolm kuud pärast andmete sisestamist andmebaasi.
• Kui abivajaja ja vabatahtlik lõpetavad oma tegevuse, viivad vabatahtlik ja koordinaator läbi lõpuvestluse. Lõpuvestluse olulisemad tulemused sisestatakse andmebaasi.
• Erandjuhtudel, kui vabatahtlik arvutit ei kasuta, võib vabatahtlik klienditoimikut täita ka paberkujul. Sellisel juhul peab vabatahtlik paberil klienditoimikut hoidma lukustatud kapis ning edastama maakonna vabatahtlike koordinaatorile iga uue kuu alguses paberkujul klienditoimiku möödunud kuu tegevuste kohta. Koordinaator sisestab tegevused IT-rakenduse kaudu ning hävitab paberkujul olevad andmed.

Aruannete esitamine Sotsiaalministeeriumile

• Kodukant esitab kvartaalse aruandega Sotsiaalministeeriumile elektroonilise väljavõtte eelmise kvartali jooksul abivajajatega tehtud tegevustest Sotsiaalministeeriumile. Aruanne esitatakse järgneva kuu 7ndaks kuupäevaks. Aruande üleandmine toimub üleandmise- vastuvõtmise aktiga. Kord kvartalis esitab Kodukant Sotsiaalministeeriumile ka osalejate andmete tabeli vastavalt andmekorjenõuetele.

Tegevused sotsiaalpartneritega

• Sotsiaalpartnerid kohtuvad üks kord kvartalis. Kohtumised salvestatakse kohtumisel osalevate isikute nõusolekul ning protokollitakse. Salvestatud materjale transkribeeritakse ning kasutatakse mudeli analüüsiks. Sotsiaalpartnerite kohtumiste protokollid, osalejate nimekirjad ja päevakavad säilitatakse projektikaustas Kodukandi serveris.

Teavitustegevused

• Vabatahtlike (ja abivajajate) kogemuslugusid kogutakse, kirjeldatakse ja avaldatakse Kodukandi kodulehele vms vabatahtliku ja abivajaja nõusolekul. Eesti Külaliikumine Kodukant võib vabatahtliku ja abivajaja kogemuslugusid jagada ka anonüümselt.